Los eventos son la reunión de varias personas en lugar determinado para la celebración de algún tipo de celebración, un congreso, una reunión de países etc., pero la organización de un evento, sea para pocos o varios asistentes puede ser una tarea muy desalentadora; por ahora hablaremos de los eventos, bien sea para pocos o varios asistentes. Cuando un evento resulta mal organizado desacreditará al organizador, por esto te debes las siguientes preguntas antes de organizar un evento.
¿Por qué organizar el evento?
Lo primero que te debes preguntar es si es necesario, esto para eventos que quieran enviar un mensaje al público beneficiario, como el lanzamiento de un producto o la simple información de una nueva obra, pero como todos sabemos el evento es un medio muy efectivo de atraer gente, es por esto que debes ver si sí es necesario, pues sea cual sea el evento implicará unos costos y entre mejor lo quieras hacer tendrá un poco más de gastos, pero igualmente no podemos omitir un cumpleaños o un matrimonio, aunque los tiempos han cambiado y los eventos son muy diferentes, la organización de estos es igual, y además la gente tiende a reunirse por tradición en este tipo de celebraciones, pero bien recuerda que sea cual sea el evento debes preguntarte el por qué organizarlo y si es viable.
Hora De Planificación
Todo está listo, ya has tomado la decisión de hacer tu evento, ahora debes plantear si lo organizaras tú mismo o contaras con un comité de planificación, o una organización de planificación o si tendrás el apoyo de un experto en el tema.
Si escoges la ayuda de alguien más debes tener en cuenta que sean personas que hayan trabajado en el tema, o que se hallan formado para el mismo, y además existen un gran número de empresas que hacen toda esta organización de forma casi mecánica, pero cuidado o todas las agencias están acreditadas, así que infórmate de las agencias y escoge la mejor.
Pero si tú no vas a contratar a un organizador u organización especial para tu evento es porque lo quieres organizar tú mismo (a), pero ten cuidado porque la organización si la haces solo tú podría acarrear una gran carga, o un desfalco económico, porque además debes tener en cuenta el dinero que invertirás.
Pero para hay eventos que obviamente hay eventos que no requieren de un comita, aunque por lo general es mejor que lo planifique con ayuda de alguien, porque hay casa que uno no debe manejar solo, es decir los asuntos económicos es mejor que los manejes aparte de los demás asuntos, porque anque necesitarás dinero casi para todo, no debes dejar que lo que planees se convierta en un revuelto con los gastos económicos, pero si eres una persona sumamente organizada y te sientes con la capacidad de organizar el evento tú solo (a), adelante, porque recuerda que lo que importa es el interés con el que los hagas.
Para un evento como una conferencia, un congreso internacional es necesario que cuentes con mínimo 250 horas, un comité, dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, esto para un evento de duración de tres o dos días para 200 personas aproximadamente.
Pero si bien es un evento de un día, de magnitudes asistenciales bajas, muy bien podrías contar con un gran equipo de os o tres organizadores, o además con uno solo podría ser viable, siempre y cuando cumplas con los requisitos antes mencionados.
El primer paso a tomar es planear el presupuesto, o mirar con cuánto dinero cuentas para la realización del evento que quieres hacer, debes tener muy claro el dinero máximo que podrás utilizar, para esto debes hacer un trabajo de planificación preliminar imaginaria, es decir debes imaginarte absolutamente todo lo que necesitarás para el evento, teniendo en cuenta desde el lugar hasta la comida, o los actos protocolarios que cumplirás, para esto es muy recomendable que tengas memoria de papel, es decir será mejor si anotas todo lo que has creído necesario para realizar el evento.
Formato:
Debes tener claro el tipo de evento que vas a realizar, una celebración de cumpleaños, un matrimonio, una conferencia, un desfile, un lanzamiento de un producto, etc., debes tener en cuenta que la lista de los tipos de eventos es inagotable, pero debes tener claro el tipo de evento que va a ser, además ten en cuenta que podrás tener más de un tipo de evento, así podrás atraer más público.
El Público
Debes tener ya muy claro el tipo de evento y la duración del mismo, y además quienes van a asistir y el número de asistentes, esto lo debes tener muy claro pues por ejemplo, en una celebración familiar que implique gente que quizá no conozcas te resultará más fácil identificarlas, o bien lo puedes hacer con una invitación en la que los invitados se deban identificar para poder ingresar, esto es muy útil, bien sea para una asistencias de un gran número de público o un número reducido, pues si no tienes claro el número de asistentes la planificación y la medida presupuestal se convertirán en una pesadilla.
Debes tener en cuenta al público o asistentes indirectos directamente relacionados, como por ejemplo el artista o artistas, o bandas si las hay, el personaje animador, conferencista(s), intérpretes, DJ, prensa y demás que puedan estar relacionados en tu evento.
Además de este público ten en cuenta la dotación de personal, que pueden trabajar para ti o para una organización, pero además de la seguridad del mismo, pues es en este punto donde necesitarás planificar la organización de la seguridad de tu evento, más información visita este mismo blog y mira las normas de seguridad de los eventos mencionados, recuerda que la seguridad de tu evento es de lo más importante para garantizar el bienestar de los asistentes.
Presupuesto
El presupuesto no es solamente una simple hoja de cálculo, sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, en este debes incluir todos los gastos que tendrás en tu evento, la(s) fuente(s) de ingreso(s) y el beneficio previsto, este es el momento de planificar los gastos de la seguridad, ten claro que sea cual sea el evento debes apartar un 20% del presupuesto para los imprevistos, además , como ya lo había mencionado, ten memoria de papel para todo lo que gastarás en este evento.
Programación
El éxito del evento depende de la programación, debes tener muy claro que debes establecer un plazo para la planificación y organización. Con hablamos de una empresa es necesario tener en cuenta que el evento debe planearse con un año de anterioridad aproximadamente, esto si el evento es de gran envergadura, pero cuando hablamos de un evento con asistencia de público reducido, o bien un evento de índole familiar o más privado.
Conocida todo con un presupuesto fijo notarás que tendrás unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas, esto quiere decir que entre más tiempo dures organizando un evento notarás que los gastos de dicho eventos se verán reducidos gracias a que podrás ver más cotizaciones de lo que utilizarás en tu evento, desde el gasto del personal hasta el gasto de la seguridad, incluyendo las comidas las estadías si se requiere y los demás gastos que se ven involucrados en tu evento.
Recuerda que debes tener en cuenta todos los factores que influyen en la organización de tu evento, recuerda que esto lo debes tener en cuenta para la seguridad, en la organización y planificación.
Lugar de celebración
El lugar donde celebrarás tu evento lo debes tener desde el principio del proceso de planificación, este lugar de celebración, cuando hablamos de empresas, es por lo General proporcionado por la misma o proporcionada por el patrocinador, pero cuando hacemos una celebración pequeña es decir más de tipo familiar o de tipo más personal el lugar de celebración se convierte en una gran decisión a tomar. Para elegir el lugar de celebración debes valorar que tenga buenos precios, pues éste se convierta en uno de los gastos más grandes.
En lugar de celebración de ser fácilmente accesible, cerca de una autopista, una calle principal, o algún sitio de referencia que la gente que asistirá reconozca fácilmente, este lugar de celebración eres el cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como el perfil de los participantes; es muy importante que conozcas el gusto del público beneficiario, recuerda que cada día hay lugar de celebración más innovadores cada día tendrás una margen más amplia para la originalidad tu evento esto sin exagerar,
Para descubrir el sitio de celebración debes tener en cuenta las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, esto es sumamente importante porque cada uno que ofrecerá cosas que le agradarán y otras que no agradarán tanto.
Ahora un buen método para la organización de eventos o la escogencia del lugar, es la internet en ella podrás encontrar una amplia gama de lugares en los cuales podrá celebrar tu evento, recuerde que además hay muchos eventos que tienen una temática definida es decir hay alguna celebraciones que tienen como el principal el cuidado del medio ambiente para este tipo de eventos te recomiendo que uses un lugar muy verde con un lugar en el cual la gente sienta la naturaleza como una amiga, sir acceso un evento del lanzamiento de un producto en cuenta el producto que las lanzarás, o bien si es una celebración más familiar en muy pero muy en cuenta el tipo de celebración recuerda que por lo General escogemos un salón de eventos General, por lo que debes tener muy claro la decoración de este.
Estos son los pasos mínimos para la organización de un evento, recuerda que el éxito del evento dependerá de que cumplas con todos los factores antes mencionados, además de que tengas claro que quieres realizar el evento, no olvides que así lo organices tú solo el evento será magnífico.
Mc Brayan Nicolás Ardila Molina
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